Sistem Whistle Blower

Sebagaimana tercantum dalam Kode Etik Perseroan, Perseroan menyediakan mekanisme resmi bagi pelapor untuk melaporkan pelanggaran. Mekanisme ini, 'Suara Matahari', merupakan bagian dari sistem pengendalian internal kami dan memainkan peran penting dalam komitmen kami terhadap kondisi kerja yang adil. Suara Matahari menawarkan berbagai saluran rahasia yang memungkinkan karyawan dan pemangku kepentingan lainnya dapat melaporkan jika mereka benar-benar mencurigai telah terjadi pelanggaran Kode Etik atau pelanggaran lainnya, tanpa nama jika mereka menginginkannya. Kebijakan whistleblowing Perseroan, termasuk prosedur dan nomor kontak untuk pelaporan, telah disebarluaskan kepada semua karyawan, manajemen, pemasok, dan mitra bisnis kita. Suara Matahari memiliki beberapa fitur yang mendukung aksesibilitas, kepercayaan, dan efektivitasnya:
1. Berbagai saluran hotline, termasuk saluran telepon bebas pulsa, Short Message Services/SMS, situs web, email dan kotak surat;
2. Sosialisasi kesadaran anti-penipuan dan program whistleblowing kepada semua manajemen, karyawan, dan pemasok;
3. Operator contact centre berpengalaman dalam menangani laporan yang masuk;
4. Ahli investigasi forensik menindaklanjuti laporan yang masuk dan menyampaikan masalah tersebut kepada manajemen;
5. Rekomendasi untuk perbaikan.

Pengelola Sistem Pelaporan Pelanggaran Suara Matahari dikelola oleh administrator independen, Deloitte yang merupakan pihak ketiga untuk memastikan objektivitas dan efektivitas. Pengaturan tersebut memastikan bahwa informan memiliki anonimitas dan perlindungan yang lengkap. Divisi Manajemen Risiko dan Audit Internal memantau status laporan yang masuk dan mengonsolidasikannya untuk dilaporkan kepada Direksi dan Komite Manajemen Risiko.

Dugaan pelanggaran atau pelanggaran terhadap Kode Etik dapat dilaporkan melalui salah satu saluran berikut:

• Hotline: Pelapor dapat menghubungi Suara Matahari di +62 21 2350 7056; Pelapor memiliki hak untuk tetap tidak disebutkan identitasnya jika dikehendaki demikian.
• SMS: Laporan dapat dikirim melalui SMS ke +62 81586709196.
• Email: Laporan dapat dikirim melalui email ke suaramatahari@tipoffs.info. Alamat email pelapor tidak akan diungkapkan tanpa izin.
• Situs web: Laporan dapat dikirim melalui Situs Suara Matahari di http://suaramatahari.tipoffs.info. Laporan harus memberikan informasi sebanyak mungkin tentang dugaan pelanggaran.
• Surat: Laporan dapat dikirim melalui pos biasa ke Kotak Suara Matahari PO Box 3670/JKP 10036, Jakarta Pusat.

Laporan yang diserahkan secara tertulis harus disertai dengan lembar pernyataan, yang dapat diunduh dari situs web Suara Matahari. Pelapor wajib mencantumkan informasi berikut untuk memastikan bahwa tindakan pelaporannya dapat diidentifikasi, yaitu:

(i) Nama yang terlibat;

(ii) Nama saksi (jika ada);

(iii) Informasi tentang kejadian tersebut, termasuk tanggal, waktu dan lokasi;

(iv) Bukti;

(v) Nominal atau aset terkait; dan

(vi) Frekuensi kejadian.

 

Penanganan Laporan

1. Operator Suara Matahari menerima laporan whistleblowing melalui salah satu saluran di atas, dan memberikan nomor referensi unik dan anonim kepada pelapor, yang dapat digunakan untuk mendapatkan informasi tentang perkembangan kasus tersebut.
2. Laporan dikirim ke analis Deloitte untuk dilakukan penilaian. Hasilnya dikembalikan ke perwakilan Perseroan dalam satu hari kerja.
3. Divisi Manajemen Risiko dan Audit Internal menentukan tindakan investigasi dan klarifikasi lebih lanjut yang akan diambil, dan kemudian menyajikan hasilnya kepada Komite Manajemen Risiko untuk memutuskan hukuman atau sanksi yang akan dikenakan pada tersangka dan untuk menentukan perbaikan pengendalian internal atau perubahan yang harus dilakukan oleh Perseroan.

Perseroan menjamin untuk melindungi pelapor yang melaporkan dengan itikad baik dari setiap pembalasan oleh pihak yang dilaporkan tersebut. Pelapor memiliki opsi berikut mengenai pengungkapan identitas mereka:
1. Pengungkapan penuh: pelapor bersedia mengungkapkan identitasnya kepada Deloitte dan Perseroan.

2. Anonimitas sebagian: pelapor bersedia mengungkapkan identitasnya hanya kepada Deloitte. Dalam hal ini, Deloitte akan menjaga kerahasiaan identitas pelapor dari Perseroan.

3. Anonimitas penuh: pelapor tidak bersedia mengungkapkan identitasnya kepada Deloitte atau Perseroan. Perseroan menjamin untuk melindungi pelapor yang melaporkan dengan
itikad baik dari setiap tindakan pembalasan oleh pihak yang dilaporkan tersebut.

Sepanjang tahun 2020, dari total 57 kasus yang dilaporkan, 48 diterima melalui Suara Matahari dan 9 melalui saluran lain. Kasus tersebut melibatkan pihak internal dan eksternal dan termasuk dugaan pelanggaran kode etik, benturan kepentingan, dan permintaan atau penerimaan uang dan/atau hadiah dari vendor. Semua kasus telah diselidiki, dengan 29 kasus terbukti, 22 kasus tidak terbukti, dan 6 kasus masih dalam penyelidikan pada saat Laporan Tahunan tahun buku 2020 diterbitkan.