Pada tahun 2011, menyadari adanya kebutuhan untuk memastikan bahwa standar etika harus dijunjung tinggi
secara konsisten dan dipantau pada setiap tingkatan organisasi, Perseroan membentuk whistleblower hotline.
Perseroan sangat yakin bahwa kesinambungan usaha dan integritas usaha tergantung tidak hanya pada pengamanan seluruh aset, termasuk karyawan, aset fisik dan hak cipta/ hak paten milik Perseroan, tetapi juga menjaga keamanan dan kesehatan karyawan, pemasok serta menjamin bahwa mereka diperlakukan secara jujur dan adil setiap saat.

Media whistleblower Perseroan, yang dikenal sebagai Suara Matahari, dikelola oleh administrator independen, Deloitte, untuk menjamin perlindungan penuh untuk para informan. Melalui Suara Matahari, Manajemen, karyawan dan pemasok dapat melaporkan tindakan yang dicurigai ilegal atau tidak
layak secara rahasia dan anomim.

Suara Matahari dipublikasikan kepada manajer dan staf di seluruh Perseroan, serta kepada para pemasok. Pusat kontak ditangani oleh operator berpengalaman dalam menangani laporan yang masuk. Ahli investigasi forensik menyelidiki laporan yang diterima dan melaporkannya kepada manajemen.

Suara Matahari memiliki berbagai fitur sebagai berikut:

          1. Sejumlah media hotline - telepon bebas pulsa, faksimili, situs, email dan kotak pos surat;
          2. Sosialisasi kesadaran anti penipuan dan program whistleblower kepada seluruh manajemen,
              karyawan dan pemasok;
          3. Operator berpengalaman;
          4. Ahli investigasi forensik untuk menindaklanjuti laporan yang diterima dan melaporkannya ke
              manajemen;
          5. Rekomendasi untuk perbaikan

 

Laporan yang diserahkan dapat melalui beberapa jalur:

• Hotline

Informan dapat menghubungi Suara Matahari di nomor telepon 500-070. Jasa ini anonim; informan tidak perlu memberikan nama jika mereka tidak mau melakukannya.

• Faks

Laporan dikirimkan melalui fax ke nomor  +62 21 2350-7055.

• Email

Laporan dapat dikirimkan melalui email ke alamat suaramatahari@tipoffs.com. Alamat email informan tidak akan diubngkapkan tanpa ijin.

• Website

Informan dapat melapor melalui website Suara Matahari di http://suaramatahari.tipoffs.com.sg, dengan memberikan informasi sebanyak mungkin di tempat yang disediakan.

• Surat

Laporan dapat dikirim melalui surat biasa ke Suara Matahari PO Box 6670, Jakarta Pusat.

Untuk semua laporan tertulis, informan harus melampirkan formulir pengungkapan yang dapat diunduh dari website tersebut. Untuk memastikan bahwa tindak lanjut yang sesuai dapat dilakukan, informan harus melaporkan setidaknya informasi menyangkut:

          1. Nama orang yang terlibat.
          2. Nama saksi (jika ada).
          3. Informasi mengenai kejadian seperti tanggal, waktu dan lokasi.
          4. Bukti.
          5. Nominal atau aset terkait.
          6. Frekuensi kejadian.

 

Setelah menerima laporan, operator memberikan nomor referensi unik dan anonim kepada informan
(untuk laporan yang diserahkan melalui telepon, email ataupun website) dimana informan dapat menggunakannya untuk meminta informasi terkini mengenai perkembangan kasus yang dilaporkan. Laporan tersebut kemudian dievaluasi oleh analis Deloitte, dan hasilnya dikembalikan kepada perwakilan Perseroan dalam waktu satu hari kerja. Dengan demikian, tindak lanjutnya dapat ditentukan.

Informan dapat memilih sejumlah opsi untuk mengungkapkan identitas mereka:

1. Full disclosure: informan bersedia mengungkapkan identitasnya kepada Deloitte dan kepada
                                  Perseroan.
2. Partial anonymity: informan bersedia mengungkapkan identitasnya kepada Deloitte saja. Dalam
                                     kasus, Deloitte akan menyimpan secara rahasia identitas informan dari Perseroan.
3. Full anonymity: informan tidak bersedia mengungkapkan identitasnya baik kepada Deloitte ataupun
                                 kepada Perseroan.

Pada tahun 2015, Suara Matahari menangani 37 kasus, termasuk pelanggaran Pedoman Perilaku dan etika kerja, benturan kepentingan dan permintaan atau penerimaan uang dan/atau hadiah dari vendor. Kasus-kasus tersebut melibatkan baik pihak internal maupun eksternal. Di antara 37 kasus, 35 kasus telah diinvestigasi, dengan hasil 22 kasus terbukti dan 13 kasus tidak terbukti. Sementara dua kasus lainnya masih dalam proses pada waktu publikasi Laporan Tahunan ini dibuat.

Perseroan menerima sembilan kasus melalui jalur selain Suara Matahari. Tuduhan-tuduhan tersebut termasuk pelanggaran Pedoman Perilaku dan etika kerja, permintaan atau penerimaan uang dan/atau hadiah dari vendor, benturan kepentingan serta menggunakan uang dan/atau aset Perseroan untuk kepentingan pribadi. Total sembilan kasus sudah diinvestigasi dan tujuh terbukti dan dua kasus lainnya masih dalam proses.